タスクを実行に移す時は”緊急度”と”重要度”で４つに分類する（前編）

私の愛しいアップルパイへ

あなたと出会ってから今日はいったい何回目の火曜日でしょうか。

付き合いが長いといつしか最初の頃のワクワクが無くなって、少しずつ相手に興味がなくなり、二人の関係は食べ残した七面鳥の如くカチカチに冷え切ってしまいます。

そんな時はもう一度お互いの原点となるような考えを共有するのが一番です。

そういう訳で今日はタスクリストの分類方法についてお話します。

２種類のタスクリスト

あなたがタスク管理、Todo管理というものを実践しているのなら、きっと２種類のリストを持っていることでしょう。

１つ目は“今やるべきこと”の全てが記載されているリストであり、２つ目はその中から“今からやること”だけ書き出したリストです。

１つ目のリストにはそのタスクを”いつやるか”という時間の概念が無いため、どこかのタイミングでいつやるかを決める必要が出てきます。このやると決めたタスクだけ記載されているのが２つ目のリストです。

今日私があなたにお伝えしたいのは、２つ目の“今からやること”リストをどの様な視点で分類するかというアイデアです。

１つ目のリストでは、いつやるかを判断する為にプロジェクトやコンテキスト、期限などでタスクを分類するのが一般的でしょう。私もそうしています。

２つ目のリストでは、それぞれのタスクをいつやるかは既に明確になっています。今からやるのですから。この時１つ目のリストと同様に、タスクをプロジェクトやコンテキスト、期限などで分類するのはさほど効果的ではありません。

それより、タスクを実行に移す段階で私がオススメする分類方法があります。それは“緊急度”と”重要度”で４つに分類する方法です。

時間管理マトリクスとは？

既にご存知かもしれませんが、これから紹介する緊急度と重要度による４つの分類は、かの「7つの習慣」の中で時間管理マトリクスとして紹介されているものです。

時間管理マトリクスとは、緊急度×重要度の掛け合わせによって作られる第一から第四までの領域のことです。

まずはそれぞれの領域の特徴を簡単に紹介しましょう。尚、第一から第四という数字の呼び方では、今いち私のグルメなハートに火がつかないので、大橋悦夫さんの著書「今を大切にして成果を５倍にする「時間畑」の法則」で用いられている呼び名を用いることにします。

今を大切にして成果を５倍にする「時間畑」の法則　著：大橋悦夫 « シゴタノ！ブックス－著者と読者がダイレクトに出会う電子書籍ストア－

【第一領域】憂い（緊急で重要）

第一領域は緊急で重要なタスクです。別名「憂い」です。

やることに重要な意味があるもので、逆にやらないと大きな損失が生じることになるタスクです。一般的に”危機”だとか”問題”だとか呼ばれるものです。

締切間近の仕事、クレーム処理、トラブル対応など、いずれにしてもSweeeeeetなあなたが手を出すべきでないタスクなのは明らかです。

【第二領域】備え（重要だが緊急でない）

第二領域は重要だが緊急でないタスクです。別名「備え」です。

これは四つの領域の中で最もあなたの幸福に価値があるもので、まさに幸福なる将来への”備え”となるものです(“備え”とは良く言ったものだ！)。

例えば、勉強、自己啓発、健康の維持、１年の目標計画、人脈作りなど、あなたがもっとGreeeeeeeeeeaat!になる為の楽しいタスクです。

これらは緊急でない為、やらなくてもすぐに問題になるものではありません。ついつい後回しにしがちです。Mr.サムシングが言っているのはまさにこのことなのです。

毎年「今年こそは…」って言っちゃう人は真っ先にやるべき！「ついつい」撲滅運動！（1）

これらは誰も指示など出してくれません。自分で自分に指示を出すしかないのです。

【第三領域】穀潰し（緊急だが重要でない）

第三領域は緊急だが重要でないタスクです。別名「穀潰し」です。

幸福の為にはなんら価値が無いとわかっていながらも、やらなければならないタスクです。

例えば、ほとんどの電話や会議、誰も見ない報告書、無意味な付き合い、買い物や洗濯などの雑事など、あなたのCooooooooool！を半減させるタスクです。

これらは「備え」の時間を食いつぶす、まさに「穀潰し」なのです。

【第四領域】憂さ晴らし（緊急でも重要でもない）

最後は緊急でも重要でもないタスクです。別名「憂さ晴らし」です。

その名の通り「憂さ晴らし」に該当するものです。

例えば、多くの人にとってのTVやゲーム、カラオケなどでの暇つぶし、電話での雑談、待ち時間など、終わってみると”oh,,,,,”と呟いてしまうタスクです。

これは第一領域である「憂い」の反動であることが多い為、「憂い」を晴らす為の「憂さ晴らし」なのです。

領域ごとにとるべき態度

これで四つの領域がどんなものかは一通りご理解頂けたかと思います。しかし、この４つの領域を知っているだけでは意味がありません。

これらが優れているのは、タスクをこの４つに分類することで自分が取るべき態度が明確になるという点です。

それぞれの領域ごとに取るべき態度を考えてみましょう。

憂い = 原則発生させてはいけない

怒るぜん / masahiko

“憂い”は原則発生させてはいけないものです。“憂い”は非効率な作業を余儀なくされることが多く、精神的にもひどく疲れるものだからです。

“憂い”が発生したときには迅速な対応をとると同時に、反省しなければいけません。この悲劇を二度と繰り替えさないためにはどうすれば良いか？と。

備え = 割く時間が多ければ多いほど良い

hitachi seaside park_14 / ajari

“備え”、この言葉を聞くと私は心から楽しくなります。この時間がずっと続けばどんなに幸せだろうとも思います。

“備え”はあなたの人生を切り開くものです。“備え”に１分でも１秒でも多くの時間を割けるように常に心掛けます。そして、”備え”の時間中は他のことに気を取られないよう、全てを”備え”に集中するのです。

穀潰し = 割く時間が少なければ少ないほど良い

SAKURAKO – Do not get mad ! / MJ/TR (´･ω･)

“穀潰し”の時間ほどがっかりすることはありません。気がのらずとも、やらなければいけないことからです。

“穀潰し”はやらない方法があれば一番です。他人に任せるという方法です。それが無理なら少しでも短い時間で済むように努める必要があります。

憂さ晴らし = なるべく発生させないのが望ましい

On the ride / emrank

“憂さ晴らし”も原則は発生しないのが望ましいものです。しかし時には気分転換も必要でしょう。

“憂さ晴らし”が必要なら我慢せず時間を割くのが一番です。そして最大限楽しんで、その後はきっちりと気持ちを切り替えます。決して依存だけはしないよう、注意しなければなりません。

タスク管理の最も望ましいゴールを考える

ここまでで、四つの領域とそれぞれに対してとるべき態度について紹介しました。”今からやること”をこの四つに分類することを私がオススメするのは、ゴールが明確で分かりやすいからです。

つまり、可能な限り”備え”の時間を増やすのが最も望ましいゴールなのです。”備え”を１分でも１秒でも増やすために行うのが「タスク管理」なのです。

冒頭でも述べましたが、時間管理マトリクスは７つの習慣で紹介されているもので、ご存知の方も多いでしょう。しかし、この分類をシステムに組み込んで、仕組み化している人があまり居ないのは不思議です。

次はこれらをタスク管理のシステムに組み込んで、仕組み化する方法について言及します。

貴下の従順なる下僕　松崎より