テンプレート管理の極意（司法書士が教えるタスクシュート式テンプレート仕事術）

photo credit: Janicskovsky Finishing Touches – Ski And Snowboard Centre, Plymouth via photopin (license)

「流れるような一日を」の坂根（@sakane0958）です。
この連載では司法書士のタスク管理実践例を紹介しています。

第１回司法書士の仕事を材料に、タスク管理の実践例を連載します。

第２回私の仕事になぜTaskChuteが必要か？（司法書士が教えるタスクシュート式テンプレート仕事術）

第３回「テンプレート」の定義とその具体例（司法書士が教えるタスクシュート式テンプレート仕事術）

第４回テンプレートを組み合わせて柔軟に「一日」を構成する（司法書士が教えるタスクシュート式テンプレート仕事術）

連載第５回の今回は、テンプレートを管理するコツを紹介してみましょう。

まずは荒くてもいいからテンプレートを作って使い始めること

いきなり「完璧なテンプレートを作ろう！」と意気込まない方が良いです。
ハードルを上げると着手するのが面倒になるので、まずはメモ書きから始めるくらいの気持ちで３分くらいで作れるものを作り、とにもかくにも使い始めることが肝要です。

頭の中でこねくり回していても、良いテンプレートにはなかなかなりません。
まずは見える形にして、使っていくことが大事だと考えます。

使いながら、アラを削っていく

使ってみると、使い辛いところが見えてきます。
足りないところは足していく。
順番がスマートでないと感じたら、順番を入れ替えたり。

そして、目を瞑ってやっても忘れないような自分にとっての常識は、削ってしまうことも大事です。
項目が少ないほどテンプレートは使いやすくなるので。

理想を詰め込まずに、現実に即したものにする

使わないテンプレートはすぐに陳腐化して使い辛くなっていきます。
気軽に手に取って使えるように、できるだけハードルを下げた方が良い。
すんなりさっくり終わるものを目指します。

「このテンプレートを使えば漏れはあり得ない」というようなガチガチのものにしてしまうと、途中で詰まったり面倒臭くなったりして、進まなくなりします。
そういう小難しいものは、だんだん手に取るのがおっくうになり、使われない「死にテンプレート」になりやすい。

それよりは「９割方のよくあるミスを防げればＯＫ」くらいを目指す方が良さそうです。
道具は使われなければ無いのと同じですから。

余談：汎用化と専門化のバランス

種類に幅がある作業のテンプレート化を進めていくと、

一つのテンプレートをシンプルにしたい圧力
できるだけテンプレートの種類を少なく収めたい圧力

との葛藤が生じます。
ちょっとわかりにくいですかね。

例えば私が仕事で使う「登記申請」のテンプレート。
複数の種類の申請ＡとＢを汎用のテンプレート１のみでカバーしようとすると、「Ｂではチェックが必要だがＡではスルーできる項目」も盛り込んでおく必要があり、テンプレート１の項目数が肥大化します。

テンプレート１	必要な申請タイプ
保存申請条項	Ａ用
名変の要否	Ｂ用
会社法人等番号	ＡＢ用
原因情報のPDF添付	Ｂ用
印鑑証明書の期限	Ｂ用
印影の照合	Ｂ用

そこでＡ用のテンプレート１’とＢ用のテンプレート２に分けると、それぞれのテンプレートをスリム化することができ、少ないチェック項目でテンプレートを回すことができるようになります。

テンプレート１’	必要な申請タイプ
保存申請条項	Ａ用
会社法人等番号	ＡＢ用

テンプレート２	必要な申請タイプ
名変の要否	Ｂ用
会社法人等番号	ＡＢ用
原因情報のPDF添付	Ｂ用
印鑑証明書の期限	Ｂ用
印影の照合	Ｂ用

では、ＡからＺまで、申請の数だけテンプレートを用意するのが良いかというと、そういうものでもありません。
テンプレート数を増やすと、今度は管理の手間が増えてきます。
例えば全体に対して変更を加えようと思った時には、多数のテンプレートに変更を反映してやらねばなりません。
それが面倒でテンプレートの手入れが面倒になるようだと、これまた本末転倒です。

テンプレートの使いやすさと、テンプレートの管理の手間、それぞれのバランスのちょうどよいところを見極める必要があります。
私の運用を紹介しておくと、まず汎用的なテンプレートを作り、それを使い倒します。
その中で、使い辛さを感じ始めるタイミングがあるので、そこで検討を始めます。

パターンとして、