タスク管理を知らなかった私が1年で「タスク管理の人」になった経緯（前編）

最近、タスク管理について話をさせてもらうことが多くなりました。

しかし、実は今行なっている「TaskChute×GTD」というタスク管理手法の断片に初めて触れたのは、1年前のちょうど今ごろです。きっかけはシゴタノ！の大橋さんと佐々木さんがITMediaBizで連載されていた「シゴトハッカーズ」でした。

シゴタノ！ — 仕事を楽しくする研究日誌

そんな私ですが、タスク管理と出会ってから半年後にEvernoteのGTDスタイル運用についての寄稿をさせていただいたり、

とんでもなく参考になりすぎるEvernote使用例 4 〜@Surf_Fish のノートブック超整理術〜
私がEvernoteを運用する際の基本にしているのは「GTD」です。 …

現在は大橋さんからTaskChuteの公認エバンジェリストに認定していただいたり、北さんからアシタノレシピにお誘いいただいたりといった出来事や、自身のブログ「化学系メーカー研究職です」を通じて「タスク管理の人」と言われるようになりました。

今回と次回の連載ではその経緯について話そうと思っています。この話を聞いていただくことで、自分に合ったタスク管理を考えることの大切さ、タスク管理を始めるのに遅すぎることはないということを感じていただければ幸いです。

すべては作業記録をつけることから始まった

報告書を書くためにはじめた記録の習慣

私は仕事の一環で、月に一度上司に報告書を出す必要がありました。その際に、何も作業記録が残っていないと、1ヶ月の間に自分が何をやったのかがわからなくなってしまいます。そのため私は、毎日何をやったのかをExcelファイルに日付と共に記録していました。

A4ノートに書いた手書きの作業記録

しかしその後、日付とやった作業の名前だけでは、報告書に書く内容に困ることに気がついたため、時間ごとに何をやっていたのかを細かく記録したいという欲求が出てきました。

時間ごとに何をやったのかをExcelファイルに手動で記録するのはとても面倒だったため、ここからA4のノートを使って日々の作業記録をつけるようになりました。だいたい下に書いているような内容を手書きで書いていました。

2011/12/26（月）　8:30～18:30

8:30～8:40　メールチェック
8:40～9:15　実験準備
9:15～10:00　実験開始～反応開始
・・・

これにより報告書を書くために必要な情報がきちんと確保できるようになったのですが、それとは別にいくつかおもしろいこともわかってきました。

作業記録をとることで得られた3つの効果

(1)作業にかかる時間や段取りがわかるようになった

毎日、分単位で作業記録をつけていったことにより、日々のルーチンワークだけでなく、一度やったことのある実験であれば、その作業にどのぐらいの時間が必要なのかがわかるようになりました。また、なるべく細かく記録を残したため、作業の手順をあとから確認でき、次回以降の効率化につながりました。

(2)スケジュールの見通しがつくようになった

数日に渡って行う実験であっても、必要な日数とその日ごとの作業時間がわかるようになったため、スケジュールを立てやすくなりました。スケジュールの見通しがつくようになったため、無理な残業が無くなり、書類などの締切に対しても早め早めの行動が取れるようになりました。

(3)仕事に無駄な時間を自ら徹底的に省くようになっていった

特におもしろかったのがこれです。分単位で自らの行動を記録していますので、たった数分間怠けただけでも記録に残ってしまいます。自分としては当然怠けていた記録などつけたくありませんから、なるべく無駄な時間が生じないように段取りを考えたり、うだうだと時間を過ごすことがないようにしたりといった変化が自分に起きました。