前回の記事では、Evernoteで電子ファイルを管理することの利点について紹介しました。
見たい資料がすぐ見つかる！Evernoteを利用して紙の書類を電子ファイルで管理しよう！（前編）
今回は紙の書類を電子ファイル化する際の具体例についてご紹介していきたいと思います。
書類の電子化を継続するために必ず必要なもの
それは自動紙送り機能がついているスキャナーです。さらに言うと両面読取ができるものが良いです。
ご自宅用であれば、DR-150やScanSnap1300などの卓上スキャナがおすすめです。
いきなりスキャナーを購入するのはハードルが高いと思いますので、もし会社に複合機などがある方は、まず会社の書類を電子ファイルで管理してみてから、購入を検討されるのが良いと思います。
「会社ではEvernoteが使えない！」という方はこちらの記事も参考にしてみてください。
Evernoteが使えなくても、「紙」→「デジタル」変換しよう！代わりのツールがあるからね。
電子化のメリットを実際に感じると、きっと卓上スキャナも欲しくなると思います。なお、私はCanonのDR-150を使っています。一応、自炊（書籍の電子化）もできる卓上スキャナーです。
Evernoteに自動で保存する仕組みを作る
DRシリーズやScanSnapシリーズをお持ちでしたら、非常に簡単です。メーカー標準のアプリに「Evernoteにアップロードする」という機能がついていますので、その機能を有効にしておくだけで、「ボタンを1つ押せばスキャン→Evernoteに保存」という環境が構築されます。
では、複合機などではどうしたらいいでしょうか。その際はEvernoteの「インポートフォルダ」機能を使います。
インポートフォルダ機能とは、クライアント版のEvernoteの便利な機能です。この機能は、任意のフォルダをインポートフォルダに指定し、インポートフォルダにファイルが入ると、1ファイルにつき1ノートを自動作成し、自動作成したノートに添付ファイルが保存されるという仕組みです。
スキャナーの標準の保存先をEvernoteのインポートフォルダに指定しておくことで、「スキャンする→Evernoteにファイルが保存される」という仕組みが出来上がりますので、大変楽です。
なお、インポートフォルダの設定方法については、こちらの記事が参考になります。
デスクトップにEvernoteのInboxを作成しよう | Punksteady
今すぐOfficeファイルをPDFに！超絶便利なevernoteの全文検索 | なまら春友流
スキャン済みの資料の処分と整理の方法
スキャンした紙はどうする？
書類を電子ファイルで管理する場合、悩ましいのはスキャンした後の書類を捨てるかどうかだと思います。私の場合、レシートやあまり重要でない書類などはスキャンが済んだら捨ててしまいます。
スキャン後も一応とっておきたい重要な書類は、月毎にファイリングし、1年経ったら捨てるようにしています。
具体的には、1月～12月の12個のクリアポケットを閉じたバインダーを用意し、スキャンを行った月に合わせて、スキャン済みの書類をそこに収納していきます。
このシステムは、1年が過ぎると原本を見返す可能性はほとんどないという分析に基づいています。実際に1年以上運用していますが。原本を見返したことは1年に2、3回あるかどうかでした。
残すべき書類を判断するためのたった1つの基準
スキャン済みの書類を残す際に気をつけたいのは、何でもかんでも残すのではなく、本当に重要な書類のみを残す点です。そうしなければ「保管場所をとらない」という利点が無くなってしまいます。
私が本当に重要な書類かどうかを判断するためのたった1つの基準ですが、それは「手書きのメモを含んでいる」です。
印刷された書類であれば、印刷元の電子ファイルがどこかに存在している（また手に入る）はずですが、手書きのメモが入った書類は二度と手に入らないためです。
ペーパーレスで快適な環境を！
紙の書類をPDFファイル化し、Evernoteなどのツールで管理すると、「スペース」と「探す時間の短縮」の面でかなりの恩恵が受けられるようになります。
特に、取扱説明書・契約書類の写し・各種設定の方法などが書かれた紙については、かなりの便利さを実感できることと思います。
また、資料を見ながらデータを打ち込みする際なども、書類を電子化しておけばデスクトップに写しておくことができるので非常に楽です。
あなたも紙の書類を電子ファイル化し、ストレスフリーの環境を手に入れてみませんか？
はま（@Surf_Fish)です！あなたの暮らし・仕事を少し楽にするブログ「はまラボ」を運営しています。20代子持ち研究職。TaskChute公式エバンジェリスト。「記録」「習慣」「Evernote」が大好き。もっと詳細な情報・連絡先はこちら。
