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仕事や普段の生活でやらないといけないことってたくさんありますよね。一つ一つ忘れないようこなしているつもりでもつい落としてしまう、時間を見積もっても外れてしまう。そんなことがなくなるように、タスク管理があります。
前回の記事は記録をすることの大切さをお送りしました。それは、どのような仕事術をやるにしても必要なことだと思うからです。
タスク管理をする前にしておきたい大事なこと
それをふまえて、今回はアナログライフハッカーらしく、アナログでタスク管理する方法をお送りします。
１ 付箋でタスク管理する方法
やらないといけないことっていうのは突然やってくるものです。メモをしないとうっかり忘れてしまいます。ぼくは、いつも付箋とペンを持ち歩いて落とさないように書いています。
付箋のいいところはなんでしょう。
そう！剥がしてまた貼れることです。この利点を存分に生かしましょう。
付箋でタスクを管理するためのルールは５つです。
① 付箋１枚に１タスク
② 普段持ち歩く手帳やファイルに貼る場所を決める
③ 付箋の左側に少しスペースを空ける
④ 付箋の左側のスペースにタスクの開始時刻、終了時刻を記入する
⑤ タスクが終わったらその付箋を捨てずに一枚の紙に集約する
付箋１枚に１タスクはあとでいろいろ活用するためです。付箋の貼る場所を決めておかないと分散しすぎて管理できなくなってしまいますから、必ず決めるようにしてください。
これは実際に使用したものです。
左側のスペースには開始時刻、終了時刻を書いています。右に書いてもいいのでしょうけど、普段見慣れた時刻の位置は左だと思うのでその違和感をなくすためです。
開始時刻、終了時刻を書くことで自分のタスクにどれくらい時間がかかったのか、記録になります。付箋を集約する一枚の紙には１５分以内、３０分以内、４５分以内、それ以上のスペースを作り、それに貼っていきます。
ご覧いただけないのが申し訳ないのですが、左上が１５分以内、右上が３０分以内、左下が４５分以内、右下がそれ以上になっています。
２ 終わったタスクから見えてくるもの
付箋でタスクを書いて、それが終わってしまったらつい横線を引いたり、ゴミ箱へポイっとしてしまいたくなります。
その行動をちょっと変えて、上記のようなルールで管理してみるのはいかがでしょうか。
アナログの環境下でも付箋でタスクを管理することによって自分の能力を把握することができます。そればかりでなく、タスク管理しようとすることで集中力があがります。
おそらく、開始時刻を記入することで集中するためのスイッチが入るのかなと思います。また目に見えて作業時刻が残るので、自分の集中力の無さで遅くなってしまった記録は残したくない気分になるものです。
なんとなく時間を気にしながら仕事をするって追われてる気がするように思われますがそうではありません。「３０分でこの仕事を終わらせよう」と自分のなかに小さな目標ができそれをこなすことで主体的に取り組めます。
３ さいごに
タスクを管理するのはデジタルの方がやりやすいとは思いますが、それが使えないからといって諦めてはいけません。
どんな環境にも使えるのが付箋のいいところだと思います。いろいろ試行錯誤しながら自分に合ったタスク管理を実践してみるといいでしょう。
ぼくが今回紹介したやり方は段々変わっていくと思います。その変化を楽しみながら工夫してみるのもいいですよ。
まーくんです。
１９８４年生まれ。主体性と変化のある生き方を目指してライフハックなどを研究しながら経験値を高めています。仕事ではデジタルツールが使いこともあって、アナログ系なライフハックをお届けすることもあります。ブログ『masaya5923.com』を書いています。
