たった2分で打ち合わせの質を高める方法、それは打ち合わせの場で出た「個々のアクション」の「担当者」と「期限」を「全員で確認」してから終わる、それだけのことです。
至って普通の方法ですし、2分もあれば終わります。しかし、これをやるとやらないでは打ち合わせの質が全く違ってきます。
何のために集まったんでしたっけ？
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打ち合わせの目的は「みんなで次のアクションを決める」ことですよね。
ただアイデアを出しあって、後は持ち帰ってそれぞれが検討というスタンスでは、全員の貴重な時間を費やして集まった意味が薄れてしまいます。
ですから、その場で次のアクションを決めてしまうためにも、最後に全員できちんと確認することをおすすめしたいです。
上司はアクション案を出したがる
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上司はたくさんのアクション案を出したがりますが、それら全てを実行してほしいと思っているわけではありません。
ですから最後に「実際に行うアクションはこれですね？」と確認しておくことで、後日、
上司「いや、あれは別にやらなくてもよかったのに…」
自分「え！そうだったんですか…（苦労したのに…）」
などというすれ違いを起こさずに済みます。
同僚との打ち合わせでも
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「最後の確認」は同僚とのちょっとした打ち合わせや相談においても大切なことです。後になって、お互いに「相手が担当者だと思い込んでいた」などということも防げます。
アクションを即座に確認するための工夫
打ち合わせの最後にアクションを確認するには、アクションのみをすぐに確認できるメモの取り方が必要になります。
それには三色ボールペン式メモが役立ちますので、こちらの記事も良ければ参考にしてみてください。
明日から始められる！後から見返しやすいメモの取り方
今日紹介する方法は、三色ボールペンを使った見返しやすいメモの取り方です。 …
まとめ
個々のアクションについて書き留めておき、打ち合わせの最後に
「最後に確認させてください。アクションAは△△までに□□さんが○○する、アクションBについては…、ということで良いですか？」
と確認するだけで、
・やること／やらないことをその場で決められる。
・アクションの抜け漏れを防げる。
という効果が得られ、打ち合わせの質はグッとあがります。他人のアクションについてまで確認するのはちょっと…という人は自分の分だけでも良いと思います。
「打ち合わせを頻繁に行なっているのに、なかなか次のアクションが決まらない」
「たくさんのアイデアを出し合ってスッキリしたはずなのに、仕事は進んでいない」
こんな経験がある方はぜひ試してみて下さい。
はま（@Surf_Fish)です！あなたの暮らし・仕事を少し楽にするブログ「はまラボ」を運営しています。20代子持ち研究職。TaskChute公式エバンジェリスト。「記録」「習慣」「Evernote」が大好き。もっと詳細な情報・連絡先はこちら。
