こんにちは、junです！
上司や同僚との会議やミーティング、共同の作業やアポイントメント。
仕事では、他のメンバーとのスケジュール調整が日常茶飯事ですよね。
その調整の役割を、あなたが担うこともあるでしょう。
しかしこのスケジュール調整という作業自体に必要以上に時間と労力をかけるのはまったくもってムダなことです。
いかにスピーディーに、かつメンバーに負担をかけずにスケジューリングするかが大切です。
今回はメールなどでスケジュール調整する場合に、意識すべき6つのポイントをご紹介いたします。
候補日を示す
日程を決める際、「いつがいいですか？」と聞くだけではまず決まりません。
幅が広すぎるからです。
「いつでもいいです」などと返事がくればまだ良いですが、返事をする側からすれば返答する幅が広すぎて、結局面倒で何も返信してくれないという事態になりかねません。
ですので、こちら側である程度は決めうちの日程を指定してしまいましょう。
たとえばいくつかの候補日を指定したり「来週のどこかで」などと範囲を指定するなどしてあげることで、相手にとっての心理的負担はぐっと軽くなります。
自分に都合のよい候補日を挙げる
最初から自分の都合の良い日に絞って候補日を提示しましょう。
当たり前のことのようですが、意外とうっかりしてしまいがちです。
「いつがいいですか？」と聞いておいて、返ってきた日程に対し「その日はちょっと…」などと返そうものなら「じゃあ最初に言っておいてくれよ」と思われてしまいますし、やり取りがムダに生じてしまいますよね。
相手に都合のよい候補日を挙げる
メンバーのスケジュールがグループウェアなどで管理されてる場合は、事前にメンバーの空いてる日を探し、そこから候補日を絞り込みましょう。
ここまでしておくと、高い確率で複数のメンバーとの調整も一発で決めることができます。
そのためには各自が日頃から確実にグループウェアに予定を登録しておくようにすることが大切です。
私も自分のグループウェアを必ず一日一回は最新のスケジュールに更新するようにルーチンで組んでいます。
返信フォーマットを用意する
複数の候補日を提示した場合など、相手が少しでも回答しやすくなるように返信フォーマットを用意してあげると親切です。
以下のような感じですね。
2/25（土） ○
2/26（日） ×
3/3（土） △（午後からなら！）
3/4（日） ○
↑こんなふうに○△×で返答よろしくです！
後で返信結果を集計する身としても見やすくなります。
打ち合わせ場所を確保する
せっかくメンバーの都合が合っても、いざミーティングを行おうというときに会議室が空いてない！ということになってしまっては困りものです。
候補日を提示する場合は、メンバーだけでなく場所も押さえることができるか？を事前に確認するようにしましょう。
CCの活用で調整作業を共有する
あなたがスケジュール調整担当者に返信をする立場の場合、他のメンバーをCCに入れて返信するようにしましょう。
これにより各自の都合をメンバーで共有することができ、調整作業を全員で協力しながら進めることができます。
以上です！
これらを意識すれば参加者が複数いたとしても、せいぜい1，2回のやりとりで日程を決めることができます。
また、仕事に限らずプライベートで集まるときなどにも意識すべきポイントとして使えるでしょう。
ただ、プライベートであればメールよりFacebookの投票システムなどを使ったほうが手っ取り早そうですね。
面倒なスケジュール調整はサクッとこなして、より生産的なことに時間を有効活用していきましょう！
岡野 純（@jun0424)です。
医療IT系サラリーマン／ブロガー／漫画家／2児のおとうさん。
「妻子持ちサラリーマンが仕事×プライベートまるごと楽しむための方法」を研究・実践し、ブログ『純コミックス』にて展開。 そのほかブログメディア『アシタノレシピ』連載、『タスクセラピー』コーチ。著書：４コママンガで誰でもわかる！Evernote超入門/マンガでわかる！幼稚園児でもできた!!タスク管理超入門 等。
