メール効率化講座(2)タイトルで要件を伝える

メール効率化講座第2弾です！第1弾はこちら！

メール効率化講座(1)気が進まなくても返信メールをまず作成しよう

今回はメールタイトルを活用し、メールによるコミュニケーションを効率化しようという内容です！

1.メールタイトルを活用してますか？

「～件について」などのようなメールタイトルをつけていませんか？メールタイトルで要件を伝えるように工夫すると、以下のような良い効果が得られます。

・メールを見てもらいやすくなる。
・話が伝わりやすくなる。
・返事を返してもらいやすくなる。

「次回打ち合わせの準備について」というメールタイトルを例にします。

この時点では、メールを受け取った人は打ち合わせの準備に関しての連絡なのか、相談なのか、質問なのかはわかりません。

これを「（質問）次回打ち合わせの準備について」としてみたらどうでしょうか？

質問をしたいという意図が伝わりやすくなりますね。メールを受け取った人も「どんなことを質問されているのだろう？」と意識しながら見てくれるはずです。

ここでさらに一歩踏み込んだテクニックとしては、相手との親しさによって（要件）を変えるとさらに良くなります。

親しい人に同じメールを送るのなら「（教えてください）次回打ち合わせの準備について」の方が、相手に対する印象が柔らかくなります。

また、メールを受け取った人にも、「頼られている感じがするので返信をする気分になる」という効果が期待できます。

メールタイトルに（要件）を入れるといろいろと良いことがあるのですが、（至急）だけはなるべく使わないでください。理由は2つあります。

至急とつけるぐらい急いでいるなら、メールで連絡をすることがまずおかしいです。

メールを受け取った人からしても「本当に至急なのかな？」と疑問を持たれることになります。

（至急）を多用すると、「この人は段取りが悪いのではないか？」「こちらの都合を考えていないのではないか？」といった悪い印象を与えてしまいます。

もし使うとしたら、宛先が多数に渡るので電話での確認が非効率な場合などですが、よほどのことがない限り使わないほうがいいです。

私の場合、サラリーマンとして10年近く働いていますが、（至急）を使ったのは一度しかありません。

・メールタイトルを有効活用しよう！
・タイトルを活用すれば、メールのコミュニケーションが効率化される！

はま（@Surf_Fish）はアシタノレシピでの情報発信を通じて、「全ての働く人の明日を楽しくしたい！」と思っています。

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