メール効率化講座(4)メールチェックの時間を決めておく
今回はメール作成の際にテンプレートを使ってメール業務を効率化しようという話です。テンプレートを活用する3つの手法について説明したいと思います。
1.メールソフトのテンプレート機能
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宛先、タイトルまでセットできる
あなたがお使いのメールソフトには、もしかしてテンプレート機能がついていませんか？
文面やよく使う単語は様々な方法で呼び出すことが可能ですが、メールの宛先やタイトルまで簡単に呼び出せるのはメールソフトのテンプレートだけです。
（※一部のメールソフトはタイトルと宛名に対応していません。）
各メールソフトの参考記事
Outlook、Notes、Thunderbird、Becky!、Gmail/Google Appsについて、テンプレート機能を使う上で参考になりそうな記事を集めてみました。
・電子メール メッセージのテンプレートを作成する – Outlook – Office.com
・Lotus 小ワザ集: 第68回 メール定型文の再利用 -ステーショナリー その1-
・Thunderbirdのメールをテンプレート化する – プログラマーな日々
・ナナブロ:Becky!-テンプレート① – livedoor Blog（ブログ）
・テンプレートを作成してGmailでのメール送信を加速する｜Nomad Worker Style
2.スニペットツールを使う
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スニペットツールとは
スニペットツールとは、特定の「合言葉」を入力することで「定型文」を呼び出すソフトです。Macであれば「TextExpander」、Windowsでれば「PhraseExpress」などが有名ですね。
スニペットツールの強みは、定型文に「日時（自動計算）」を埋め込めることや、「フィル・イン」機能があるところです。
（※フィル・イン機能とは、「穴あき」の定型文を作っておき、呼び出した際に手動入力で「穴を埋められる」機能です。）
スニペットツールの使用例
PhraseExpressを使って○○さんに3日間のスケジュールを連絡します。合言葉は「3days;」です。
{#input -head -single} 様
本日から3日間のスケジュールについて簡単に連絡致します。
{#datetime -f mm/dd（ddd）}
{#datetime -f mm/dd（ddd） -s 1D}
{#datetime -f mm/dd（ddd） -s 2D}
メールの本文入力画面で合言葉「3days;」を入力すると、
[手動入力] 様
本日から3日間のスケジュールについて簡単に連絡致します。
08/27（月）
08/28（火）
08/29（水）
↑このように定型文が呼び出されるので、あとは要件を書き込むだけの状態になります。
参考記事
・無料のスニペットアプリ「PhraseExpress」×「いつものテンプレート」で世界が変わります | はまラボ
・TextExpanderの使い方[4] 〜Fill-inを使う〜 | 最近,気になったこと…
・TextExpander | 最近,気になったこと…
3.クリップボード拡張ソフトを使う
「メールソフトにテンプレート機能はついていないし、スニペットツールもなんだか難しそう…」
そう思った方は、クリップボード拡張ソフトを使ってみてはどうでしょうか？
挨拶文やメールの署名などの定型文を登録しておくことで、すぐに呼び出せる環境がつくれます。単語登録と違って改行を含んだ定型文を扱えるところが強みです。
私はWindowsで「Clibor」というソフトを使っています。Ctrlキーを2回押すことで定型文リストを呼び出せて、その後に数字キーを押すことで簡単に定型文を選べます。
参考記事
・TaskChuterはクリップボード管理ソフトも使うべきです | はまラボ
まとめ
・メールソフトのテンプレート機能を有効活用しよう。
・スニペットツールは日時や曜日まで自動で出力してくれる。
・スニペットツールは穴埋め定型文を出力できる。
・定型文をすぐにコピペできる環境を整えよう。
メール効率化講座(6)インボックスゼロのすすめ
次回の記事です
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・日付を一発で呼び出して「名前をつけて保存」を楽にするTips
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