来週の予定をいつ見返すかを決めてみる

予定については、カレンダーや手帳に書き込んだり、Googleカレンダーのようなデジタルツールで管理したりなど、みなさん様々な方法で管理されているかと思います。

予定について、定期的に見返す時間をとっていますか？私は、以前は気がついた時にちらっと確認する程度だったのですが、いつ確認するかを決めて定期的にチェックするようになったところ、仕事の進め方が楽になりました。何より安心感が得られるのです。

見返すといっても複雑なことはしていません。次の2つです。

プライベートでの自分の予定や家族の予定、仕事上での自分の予定と部署共通の予定など、属性によって複数の媒体に予定が分散しているかと思います。

自分が最も見に行く媒体に、他の媒体の内容を転記します。ここを見れば自分に関わる予定はすべて把握できるという場所です。

まるっと1日中ではなく、何時から何時までの形で書き込みます。メールやSNSで届いている打合せや遊びの予定は、転記し忘れがちなので要注意です。

もし、自己研鑽で取り組みたいこと（勉強、運動）があれば、それらは予定という形で書き込んでしまいます。「時間があれば…」だとまずやらないです（経験談）。

予定を埋めてみると、手持ちの時間が案外ない現実にびっくりすることも。

「仮決め」がミソです。何をするかを始めからきっちり決めようとすると、この予定を見返す習慣が面倒になってしまいます。

手持ちのやりたいこと、やらなければいけないことを空白の時間にぱっと割り当てます。仮決めなので、上記の動かせない予定とは見分けがつくようになっているといいと思います。

ひとまず割り当ててみると、「ここでこの仕事をするには、前日までに○○が必要だ」など、頭が働き始めることが多いです。

土日お休みの場合、金曜日の退社前が区切りとしていいのかもしれませんが、2つ懸念があります。

1つ目は予定を見返した結果、今週中（つまりその日のうち）にやらなければいけない作業が判明した場合、2つ目は、退社後の予定がせまっていて見返す時間がとれない場合です。

最適な時間帯を自分なりに探った結果、金曜日の昼休み直後をおすすめします。休憩後の定型作業としてとっつきやすいですし、その時点で午後の仕事量及び来週の予定がほぼ把握できているはずだからです。

予定の見返しは毎日実行できていることが本当は望ましいのですが、最低限週に1度は定期的にチェックしていると、時間が足りなくて慌てることにならないため、仕事の組み方が楽になりますよ。

いつ見返すかを決めて、早速アラームをセットしてみてください。

今日の処方箋

「小さく踏み出す！アシタノミニ処方箋」では、記事を読んで「すごいなー」と思うだけで終わりにならないよう、簡単に試せるような小さな工夫を紹介していきます。

あれこれ気軽に試してみて、続けられそうなことがありましたら、習慣にぜひ取り入れてみてください！

とゆ（@toyu3）と申します。空と雲が好き。とゆ空間（http://toyu3.blog.fc2.com/）にはライフハックネタを不定期に、とゆメモ（http://memo.toyu3.net）には日常+毎日の空の写真を載せています。その他の情報はこちらをご覧ください。