アシタノ流コミュニケーション術＆情報共有術を公開します！

こんにちは、beckです！

アシタノレシピは現在総勢18名という大所帯で活動を行っているのですが、チームとして活動するにあたって欠かせないのが「情報共有」と「コミュニケーション」です。

２年も活動を行っていることもあり、それなりにやり方も洗練されてきた感があるので、今回は「アシタノ流コミュニケーション術＆情報共有術」と題して、運営プロセスやツールを紹介したいと思います。

■アシタノ流コミュニケーション術＆情報共有術

■コミュニケーション＆情報共有の大まかな流れ

アシタノレシピメンバーの連絡手段を大別すると次の様になります。

• 日常的な交流 − Facebookグループ
• 定例MTG　　− Skype
• ノウハウ蓄積 − サイボウズLive
• ドキュメント共有 　− GoogleDrive
• 更新タイミング共有 − Googleカレンダー

日常的な雑談から情報共有、相談や質問などはFacebookグループを用いており、大体のことはここで解決されます。スピード感を持って決めたい事柄や合意を形成したい事柄は週一のSkype会議で協議を行い、ここで合意を形成する形で先に進めます。

イベント開催や企画会議的なものが必要な時はハングアウトやリアル打ち合わせも行いますが、これらは極まれです。北は仙台、東はハワイ、西は大阪、南は静岡・・いや、神奈川？とメンバーの所在は様々で、結婚して子供さんもいるご家庭もあるので、地理的時間的にもリアルコミュニケーションは難しいという課題があります。

詳細は以降で説明するとして、まずは各ツールの関係性を図示すると以下の様になります。

 

■日常的なコミュニケーションはFacebookグループ

日常的なコミュニケーションはFacebookグループで行っています。Facebookグループで交わされる会話は、ちょっとしたアイデアの投下から、ブログを書く上での技術的な質問、注意事項の周知、誰かが書いた記事についての言及など様々です。

 

また、Facebookaグループであれば、アンケートも採れますので、日程決めやテーマ決めなど、あまり調整を行う必要がない各種決めごとも、ここで完結します。解決すべき課題があったり、議論が必要な場合は、定例のSkype会議に議題として取りあげます。

 

このFacebookグループが活動の中心になっているため、周知・注意事項についてもここに投げるようにしています。例えば、Googleカレンダーで共有している更新やイベントのスケジュールについても、定期的にここにリマインドを行うことで、更新忘れをある程度防ぐことができます。

 

■アイデア／課題／タスクをサイボウズLIVEにアーカイブする

Facebookグループは非常にアクティブに使用している為、大事な情報まで流れていってしまうという問題がありました。そこで、補完的に使用しているのが、サイボウズLIVEです。

 

サイボウズLIVEの用途例としては、継続して議論したいアイデアをスレッド掲示板で議論したり、タスク・課題を共有したり、ノウハウのアーカイブを行ったりといった使い方が挙げられます。時系列に全ての情報が流れていってしまうFacebookグループに対して、サイボウズはトピックが固定化されているので、決まった事柄について議論したいときには非常に使い勝手が良いと感じています。

ただ、常にアクティブなFacebookグループに対してメンバーのアクティブ率が低いため、サイボウズLIVE側の議論にメンバーを呼び込みたいときは、Facebookグループに議論したいトピックのURLを貼り付けて「サイボウズLIVE側に書き込んで！」と呼びかけるなどの工夫が必要となります。

■案のたたき台、合意の土台を素早く作りたい時はSkype会議

アシタノレシピというチームが非常に”民主的”な性格を持っており、私の独断で物事を決めることは殆どありません。殆どの決めごとがメンバーとの合意の元決定されていきます。

しかしながら「議論」を必要とする事柄について合意を形成しようとすると、Facebookグループは非常に流れが早くトピックが流れがちで、且つ皆が常にアクティブであるとは限らないので、議論のキャッチボールが遅くなりがちです。

そこで、アシタノレシピでは議論を必要とする案のたたき台作りや、合意の土台作りにSkypeチャットを用いて定例会議を実施しています。参加できる限りのメンバーで行ったSkype会議で摺り合わせた事柄を議事録に残し、Facebookグループ内に展開、他のメンバーの反応を一定期間見るようにしています。勿論、満場一致というのは難しいため、一定期間異論が無ければ合意と見なす・・というある程度の割り切りは必要となりますが。

 

18名それぞれアシタノレシピの運営への関心レベルが異なりますので、各々が関心のある範囲、追える限り、責任が持てる中で運営に関与しています。どうしても決まらない時や最終的なジャッジが必要な時は私が決めることになっていますが、幸いにしてこれまでその必要が必要な状況に陥ったことはありません。

また、活動に対する適正・関心なども人によって異なるため、役割を定義して一任する形を取る（つまりは権限委譲する）ことも多々あります。例えば、アシタノワークショップであれば、プロデューサーという役割をjMatsuzakiに担って貰い、彼を中心としたワークショップ準備チームが準備に専念する形を取りました。

 

■議論の土台にドキュメントのリアルタイム共有は必須

ここまではコミュニケーションの話がメインでしたが、Facebookグループでのコミュニケーションにせよ、Skypeの議論にせよ、アイデアを出したり、何かを決めたりする時には、何らか合意内容が明確化されたアウトプットが必要となります。

その時に活躍するのが、GoogleDriveです。リアルタイムに複数人が編集できるので、その場でアウトプットを一緒につくりながら議論を進めることができます。例えば、アシタノレシピ復活の際に”共通テーマ”を洗い出しましたが、この時にもSkypeチャット中や、Facebookグループでの継続議論の中で都度都度Googleスプレッドシートの情報を更新していきました。

 

リアルタイムに編集する以外にも、後から思いついた事を、共有ドキュメントに追記し、その胸をFacebookグループに投稿するなどの情報共有を行う事で、スムーズに情報を共有することができます。

 

先に挙げたSkype会議の議事録にGoogleDriveを用いることで、議論を行いながら課題事項や決定事項を共有することができるため、意識ちがいによる手戻りなどの無駄な時間を削減することができます。

 

また、イベントの時にはWBSを引っ張ったり、当日のタイムチャートを共有したりと、FacebookグループやSkypeでは難しい俯瞰的な情報共有（もしくは意識併せ）を行う事が可能となります。

 

チーム内のコラボレーションが上手くいかないと悩まれている方は、是非メールやチャット、打ち合わせと言ったコミュニケーション手段だけに目を奪われるのでは無く、共有すべきアウトプットに問題が無いか、もっと上手く共有する方法がないかに目を向けてみると良いでしょう。

最後に

アシタノレシピは非営利で活動しているブログメディアです。非営利のチームには非営利のチームなりの難しさがあります。この二年間、上手くいったことも、いかなかったことも色々ありますが、その中で感じたポイントは結局次の二点かなと。

• 情報共有の手間を惜しまないこと
• コミュニケーションをしっかり取る事

何かしら、皆さんの参考になったなら幸いです。

そして、ぎりっぎりですが、これがアシタノレシピ2013年最後の記事になります。来年もまた、アシタノレシピを宜しくお願い致します！
（恐らく、2014年になってからご覧になる方が大多数だと思いますので、その場合は”今年も”宜しくお願い致します！）