フォルダの命名規則を考えてみよう

新社会人の皆様は仕事に慣れてきたでしょうか。
会社に入ってから研修続きでそろそろ配属って人もいたりするかもしれません。

PCを使って仕事をしていくと増えていくのは様々なファイル。
報告書だったり単なるメモだったり設計書だったり。そのうち決済書がどうとか増えてくるでしょう。

そのファイルってどこにあるか、すぐに出すことができますか？

ということで今回は、ファイルの収納先について考えてみたいと思います。

そのファイルはどこへ？

あの日あの時の報告書やメモ、設計書。手順書。
そのファイルはどこへ置いていますか？

デスクトップ？それとも「新しいフォルダー」？

どことなしにポーンと保存しておくと、後から見直すことが出来ませんよね。

仕事に使ったファイルっていつどこで使うかほんまわからんくて、いきなり2年前に使ったファイルが必要になることだってあります。

上司に「あの時の報告書、だいぶ前のやけどもっかい送って！」なんて言われたとき、すぐに対応できるでしょうか？
「すみません、どこにあるかわからないんです。。。」とは言えないですよね。
っていうかそんなことはすぐに終わらせて自分の仕事に戻りたいですよね。

もちろん上司に頼まれるだけじゃなくて、自分でも昔のファイルが必要になることもあります。

すぐに引き出したい！！と思ったあなたは、自分なりにフォルダに命名規則をつけてあげるといいでしょう。

FenrirFSを見れば直近はわかる

たぶんみなさん色んな方法でフォルダを管理されていると思います。

僕はまずはファイルを2種類に分けます。

1. 現在使用しているファイル/またすぐに使いそうなファイル
2. しばらくは使わないようなファイル

１．のファイルはFenrirFSへ置きます。

FenrirFSについては以前紹介したことがあります。
リンク：Evernoteが使えなくても、「紙」→「デジタル」変換しよう！代わりのツールがあるからね。
要は、ファイルにタグ付けとグループ分けをしてファイルを管理しよう！！というソフトです。

詳しい仕様方法はこちらをご覧ください。
リンク：めんどくさがりほどトクをするフリーのファイル管理ソフト「FenrirFS」 – GIGAZINE

直近使うファイルはこのFenrirFSを見れば、どこかに絶対ある状態を作っています。
そしてFenrirFSにはスマートフォルダという機能があり、「１年以上使ってないファイル」とかをSQLで書いてすぐ調べることが出来るのですが、僕はそれをしていません。
古いファイルは各フォルダに格納しています。

では、そのファイルはどうやって管理しているか？を紹介します。

フォルダごとの管理

フォルダごとの管理に関しては、番号とプロジェクトの名前でまずは分けています。
その中にはプロジェクトに必要なファイルをフォルダごとで管理しています。
設計書が入っているフォルダ、保守に必要なフォルダ、報告書が入っているフォルダなど…

図にするとこんな感じ。

昔使ったファイルはこのフォルダ規則によって分けています。
番号を先頭にしているのはソートのため。番号を付けていないと新しいプロジェクトが入ってきたときにバラバラになりますよね。
僕は「自分が担当しているプロジェクト」は0番台、「ちょっと関わってるぐらいのプロジェクト」なら20番台…といった振り方にしています。

そしてそのプロジェクトフォルダの中には更に分類に分けたフォルダがあり、その中にようやくファイルが出てきます。
ファイル名には「先頭に日付」を入れるようにしており、ソートが容易に出来るようにしています。

プロジェクト名はFenrirFSのタグにも同じタグ名にして、FenrirFSとフォルダで使い勝手が変わらないようにしています。

FenrirFSからフォルダに移すタイミングは3ヶ月に1回ぐらいを目安にしており、そのタイミングでまだ使いそうなら置いておきます。

目的のものは考えずに早く出せるのがいい

「あのファイルどこやったっけな」なんて考えている時間って確実に無駄な時間になります。
あれあれ？と10分も探していたら他のことに手をつけることが出来るでしょう。

10分ならまだしも、もし1日にそれが3回あるともう30分。。

小さい時間なら気にならないですが、集まるといかにもったいないかというのがわかると思います。

ファイルをうまく管理して、効率よく仕事していきましょう！

おあとがよろしいようで。