予定を管理しよう＜実践編＞ ー 自己管理のベーシックレシピ

自己管理の基礎を取り扱う「自己管理のベーシックレシピ」、前回は「予定を管理しよう＜基本編＞」ということで予定とは何か、管理することでどんなメリットが得られるかについて取りあげました。

今回は具体的にツールをどの様に使って予定を管理するかについて実例を交えて紹介したいとおもいます。

• 自己管理の仕組みを作ろう
• 予定を管理しよう＜基本編＞
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• やることを管理しよう
• 予定とやることを書き出して時間を管理しよう
• 行動の記録を残そう
• 目標の考え方と立て方
• 目標を行動に落とし込む

■アナログかデジタルか？それが問題だ！

■予定を管理するツールの選び方

前回も取りあげましたが、予定管理を行うツールとして、アナログツールであれば手帳、デジタルツールであればパソコン/スマホのカレンダーアプリが挙げられます。

どちらが優れている、劣っているかと言うのはないと思いますので、それぞれのメリット/デメリットを把握した上で、自分の目的に合致するのはどちらなのか、あるいは両方を使い分けるべきなのかを考える価値はあります。

また、どちらのツールが「好き」かという事も、実の所重要なファクターです。この後述べますが、基本的にはデジタルツールの方が”合理的”な側面が多いのですが、紙の手帳を使う方が楽しく予定を管理できるのであれば、無理にデジタルツールにする必要はないと思います。

例えば私は、会社ではクラウドツールが使えない、手帳が好きだからと言った理由で、Googleカレンダー（スマホではStacal2）とほぼ日手帳カズンというデジタル／アナログ併用で予定を管理しています。

自分がどんな風に予定を管理したいのか、その為にどんなツールが必要になるのか、どのツールに”快”を感じるのか、そういった評価軸を元に、自分が使うツールを決めて行くと良いでしょう。

■デジタルツールのメリット／デメリット

まずはデジタルツールのメリットを挙げてみましょう。

• 基本的に無料or少額の支払いで利用できる
• スマホが使える環境であればいつでも予定が確認できる
• パソコンとスマホで予定が同期ができる
• 一度の入力で月、週、日など単位を変えて予定を表示できる
• 入力できる予定の数には基本的に制約がない
• 予定が変わっても簡単に変更ができる
• 検索で予定を引っ張り出すことができる
• リマインダーで予定を知らせることができる

デジタルツールのメリットの中で、意外に忘れられがちなのが”費用”です。Googleカレンダーは基本的に無料ですし、殆どカレンダーアプリは無料か数百円と少額です。対して、紙の手帳は、1000円〜3000円程度毎年買う必要があります。（パソコンやスマホを予定管理の為に買うなら計上する必要はありますが）

一度入力してしまえば、デバイス間での同期が簡単とか、色々な表示形式で予定が見られるという点は大きなアドバンテージです。

例えば、Googleカレンダー上の予定は、

スマホでも確認できますし、

一度入力したデータは月、週、日、リストなど様々な表示形式で確認することが可能です。

対してデメリットとしては

• 手書きの手帳と違って自由度はあまりない
• スマホの電池が切れると手も足も出ない
• 会社でクラウドツールが使えない可能性がある

といった点が挙げられます。

感覚論になってしまいますが、私は手書きの方が考えたり計画をするという作業が捗るので、一日の始めに行う計画作業などは全て手作業で行っています。

また、予定やタスクは全てクラウド上のGoogleカレンダーとToodledoで管理していますが、会社でクラウドツールにアクセスできない制約があるため、その日の予定やタスクを一度手帳のデイリーリフィルに書き出しています。

■手帳のメリット／デメリット

次に紙の手帳のメリット、デメリットを見てみましょう。
メリットは次の通りです。

• 電池切れの心配が無い
• ネット環境に依存せず使える
• 手書き故に自由度が高い
• パラパラめくって情報を探せる
• ペーパーアイテムを貼り付けることができる

やはりなんと言っても、手書き故の自由度の高さが魅力でしょう。例えば、カチッとハマッた使い方も出来ますし、

ペーパーアイテムを貼り付けて楽しげな使い方も可能です。

キーワードで検索する使い方は出来ない代わりにパラパラめくりながら、日々何があったかを素早く把握できる点はデジタルツールにはない紙の手帳ならではの良さでもあります。

対してデメリットは以下の通りで、

• 月/週/日などリフィル毎に情報を書き込む必要がある
• 手帳に書き込める量と大きさ、重さが比例する
• 予定が変わると書き直すのが大変
  （フリクションを使えば解決できるけど、Jetstream派なんだよなぁ）
• 毎年買い直す必要があり、割と高価
• リマインダーが飛ばせない

概ねこれまで書いてきた内容の裏返しだったりするのですが、書き込めるスペースと大きさ重さが比例する点は注意が必要でしょう。バイブルサイズよりはA5サイズの方が大量に書き込める代わり、携帯性は犠牲になってしまいます。

■使い分けの考え方

ここまで何度か述べていますが、私が手帳を使う理由には「会社でクラウドツールが使えない」のと「手書きの方が考えるたり計画を立てる時に捗るから」というテクニカルな面と、「手帳が好きだから」という感情的な面があります。

ただ、クラウドツールの「入れられる予定の数に制限がない」「変更が簡単にできる」「色んな表示形式で予定が見れる」「リマインダーが飛ばせる」等のメリットも必要としていることから、基本的には次の使い分けルールを設けています。

• 予定管理は基本的にGoogleカレンダーで行う
• その週の計画や、その日の計画を練るタイミングでGoogleカレンダーから予定を手帳に書き出し、計画は手帳の上で行う
• その日の予定、タスクは全て手帳に書き出し、会社にいる間は手帳で仕事を行う。
• 手が空いたとき、1日の終わりなどのタイミングで手帳に新たに書き写された予定をGoogleカレンダーに転記する

 

ちなみに、予定やタスク以外のメモについても、同じように紙のノートやメモ帳とEvernoteを使い分けています。

 

デジタル／アナログのツールの使い分けは必ずしも必要ではないと思いますが、各々のツールにはそれぞれ良さがありますので、是非ご自身の予定管理の目的に照らし、ツールの選定／使い分けを行って頂ければと思います。

 

■最後に

今回は「予定を管理しよう<実践編>」ということで、主にデジタル／アナログツールのメリット／デメリットの整理と使い分けについて紹介しました。次回は「やることを管理しよう」ということでタスク管理について取りあげたいと思います。

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参考書籍